Fiche métier : secrétaire administratif

À l’image des entreprises classiques, les établissements publics ont besoin de personnels administratifs pour garantir le fonctionnement interne et externe des services. Le secrétaire administratif tient alors un rôle central dans l’organisation. Attention, ce métier est réglementé. Les postes à pourvoir sont attribués après un concours de la fonction publique. En quoi consiste l’emploi de secrétaire administratif ? Quel est le profil idéal pour occuper ce poste ? Comment devenir secrétaire administratif ? Quel niveau de salaire est atteignable ? Découvrez toutes les réponses à vos questions !

Qu’est-ce qu’un secrétaire administratif ?

Définition générale

Le métier de secrétaire administratif est lié au service public. En effet, c'est au sein de l'administration publique que les secrétaires administratifs exercent leurs fonctions. Les secrétaires administratifs sont recensés comme des fonctionnaires de catégorie B par l'État français. Autrement dit, ce métier est à cheval entre le personnel d'encadrement (catégorie A) et le personnel d'exécution (catégorie C).

Le secrétaire administratif est un intermédiaire indispensable entre les administrations et les usagers / clients. Par exemple, un secrétaire administratif peut exercer au sein d’une mairie. Dans cette hypothèse, il fait office d’interlocuteur privilégié pour les administrés, notamment en ce qui concerne leurs démarches. 

Secrétaire administratif ou secrétaire : quelles différences ?

Le secrétaire, au sens large du terme, est employé dans le secteur privé, par exemple dans des petites et Moyennes Entreprises (PME), des grands groupes ou encore des associations. En d’autres termes, il a le statut de salarié. Il est par exemple soumis aux règles du droit du travail sur le salariat (contrat aux 35 heures, respect du SMIC, etc.). 

À l’inverse, le secrétaire administratif est un fonctionnaire. Concrètement, il signe un contrat de travail avec une entité publique, qu’il s’agisse d’une administration centrale (Éducation nationale, ministère de la Justice, etc.) ou d’une collectivité territoriale (mairie, etc.). Son statut est spécifique. Par exemple, sa rémunération prend la forme d’un traitement, soumis à une grille indiciaire. Comme tout fonctionnaire, il bénéficie d’une garantie d’emploi, sans risque de licenciement économique. 

Malgré ces différences majeures, ces deux variantes du secrétariat restent globalement similaires. En effet, qu'il soit salarié ou fonctionnaire, le secrétaire effectue majoritairement des missions d'ordre administratif.

Secrétaire administratif : quelles missions ?

Selon son environnement de travail, le secrétaire administratif prend une place centrale ou dépend d’un service spécifique. Par exemple, dans la mairie d’une petite commune ou dans un lycée, le secrétaire administratif est souvent désigné pour gérer toutes les missions administratives. Au contraire, dans un ministère ou un établissement public de grande taille, plusieurs secrétaires administratifs sont employés et répartis dans des services différents (ressources humaines, service de paie, etc.).

Dans tous les cas, un secrétaire administratif prend part à l’organisation du service public. Il veille au bon fonctionnement interne du service auquel il est rattaché. Ce rôle induit alors une connaissance parfaite, à la fois du service, du personnel (postes, rôles, etc.) et des spécificités de son poste (démarches à effectuer, types de dossiers ou de documents, etc.). Le secrétaire aide aussi le personnel d'encadrement, notamment en le délestant de certaines missions. 

Le travail du secrétaire administratif au quotidien regroupe principalement les missions suivantes :

• Rédiger des documents administratifs (courrier, circulaires, dossiers d’usagers, etc.)
• Organiser les événements du service (déplacements professionnels, réunions, rendez-vous, présentations, etc.)
• Gérer et assister le personnel, notamment avec la gestion des agendas et la transmission d’informations en interne
• Accueillir le public, en physique (guichet, etc.) et à distance (appels téléphoniques, emails, etc.)
• Classer et archiver les documents et ressources
• Veiller au suivi des dossiers

Bien souvent, les facettes du métier se précisent davantage en fonction de la nature du poste. Les missions évoluent rapidement et concernent d’autres enjeux, comme la gestion financière ou informatique. 

Un secrétaire administratif atteint parfois un rôle clef auprès d'un responsable ou d’un décisionnaire, proche de celui d'un assistant de direction. Il est aussi possible de devenir chef d’une équipe et de coordonner les activités administratives. 

 

Secrétaire administratif : quel profil type ?

Les qualités du secrétaire administratif

Il n’existe pas de profil idéal pour le secrétaire administratif. Les connaissances et les aptitudes se développent tout au long de la carrière. 

En revanche, cet emploi demande des qualités particulières, qu’il est possible d’acquérir avant même sa prise de poste. 

Par exemple, en tant que fonctionnaire, le secrétaire administratif représente son administration. En plus de se montrer exemplaire, il faut être impartial et faire preuve d’indépendance vis-à -vis des usagers.

En parallèle de cette indépendance, pour s'épanouir dans ce métier, un secrétaire administratif doit être :

• Polyvalent, capable d’alterner entre plusieurs tâches au cours d’une même journée
• Organisé, pour s’y retrouver parmi toutes les ressources et anticiper les besoins
• Autonome, afin de gérer seul certaines missions
• Ouvert, avoir un bon sens du relationnel et maîtriser les règles de communication
• Rigoureux, notamment s’il manie des chiffres ou s’il faut tenir des échéances

Les compétences techniques du secrétaire administratif

En plus d’une aisance dans la gestion et l’organisation, le secrétaire administratif fait valoir des qualités rédactionnelles. Sa capacité de rédaction doit être au-dessus de la moyenne, avec un excellent esprit de synthèse et une maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire.

Le secrétariat requiert également une bonne connaissance des logiciels bureautiques, par exemple pour le traitement de texte ou les powerpoints. Cela inclut aussi les outils collaboratifs, comme les messageries instantanées ou les logiciels de partage de données (Google Drive, etc.). 

Parfois, la maîtrise d’une langue étrangère est un réel avantage. L’anglais professionnel permet souvent d’élargir ses missions, par exemple en étant capable d’accueillir et de renseigner un public étranger. 

 

Quel est le salaire d’un secrétaire administratif ?

En tant que fonctionnaire, le secrétaire administratif perçoit un traitement. Il s’agit d’une rémunération fixe et transparente, basée sur une grille indiciaire du service public. 

Le traitement évolue donc en fonction de l’ancienneté et du mérite professionnel. Au fur et à mesure de sa carrière, le secrétaire administratif gravit les échelons, pour augmenter sa rémunération.

Un secrétaire administratif touche donc les rémunérations suivantes, en fonction de son avancement : 

• Entre 1 727 et 2 440 euros, en classe normale (brut mensuel)
• Entre 1 760 et 2 590 euros, en classe supérieure (brut mensuel)
• Entre 1 901 et 2 847 euros, en classe exceptionnelle (brut mensuel)

En plus du traitement de base, le secrétaire administratif perçoit également différentes primes et indemnités. Elles augmentent significativement la rémunération et le niveau de vie. En général, leur attribution dépend de facteurs spécifiques, par exemple l’ancienneté ou les conditions de travail (astreinte, travail en jours fériés, etc.). 

Pour en savoir plus sur la rémunération : Le salaire du secrétaire administratif