Fiche métier : secrétaire comptable

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Le métier de secrétaire comptable

Le secrétaire comptable, également appelé secrétaire facturier, est un professionnel qualifié. Au minimum titulaire d'un baccalauréat, c'est un profil polyvalent recherché par les entreprises. En effet, en plus de ses compétences générales en secrétariat, il est capable de traiter des opérations de comptabilité générale. 

Le secrétaire comptable est un acteur essentiel de la gestion d'entreprise.

C'est une profession plutôt féminine, avec environ 85% de femmes parmi les secrétaires comptables.

 

Les missions de la secrétaire comptable

Le secrétaire comptable assure les tâches qui incombent à tout secrétaire en plus de celles liées à la comptabilité.

Secrétariat

Le secrétaire est chargé de l'accueil physique et téléphonique des clients et partenaires de son service. Il les renseigne, gère le planning des rendez-vous et assure le suivi de leur dossier notamment.

Il a également de nombreuses tâches de fond, parmi lesquelles le tri et le classement du courrier ou encore les photocopies. En fonction des entreprises et des services, il peut être chargé de passer ou de réceptionner des commandes.

Le secrétaire est de plus en plus chargé de la communication interne et externe de l'entreprise (pour les TPE/PME). Cette mission peut aller jusqu'à l'animation des réseaux sociaux de la société par exemple.

Consulter notre fiche dédiée au métier de secrétaire.

Comptabilité

Le secrétaire comptable est chargé de traiter les opérations de comptabilité générale. Il peut notamment s'agir de :

  • saisie des écritures comptables
  • rapprochements bancaires
  • déclarations fiscales et sociales de l'entreprise
  • suivi des paiements
  • recouvrement des factures impayées
  • fiches de paie
  • etc

Il possède donc bien évidemment une bonne connaissance des logiciels de comptabilité les plus courants.

Pour s'épanouir dans ces missions, le secrétaire comptable doit bien entendu être polyvalent et organisé. Une certaine aisance avec les chiffres et la finance est indispensable. La comptabilité demande de la rigueur et de la concentration. Et comme pour tous les métiers du secrétariat, il faut apprécier le contact avec le public et être bon communiquant.

 

Quelles études pour devenir secrétaire comptable ?

Pour devenir secrétaire comptable, il n'y a pas de voie unique. Il n'existe pas non plus de diplôme de secrétaire facturier. Il faut donc acquérir à la fois les compétences relatives au secrétariat et la maîtrise de la comptabilité générale. Pour cela, plusieurs diplômes sont appréciés par les entreprises (liste non exhaustive) :

Le bac professionnel Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA)

Le Bac pro AGOrA a remplacé l'ancien bac pro gestion administration, qui avait lui-même remplacé le bac pro comptabilité. Ce nouveau diplôme en trois ans entend préparer les futurs lauréats aux différentes fonctions administratives de l'entreprise :

  • relation client
  • suivi de production
  • administration du personnel

Chacun de ces blocs de compétences comprend des notions de comptabilité-gestion. Consulter le référentiel de formation.

Il est possible de l'obtenir en alternance pour acquérir plus d'expérience. Dans tous les cas, les étudiants effectuent des stages en entreprise. Il n'est pas conseillé de s'arrêter au niveau BEP pour s'insérer sur le marché du travail. L'obtention du bac pro permet de poursuivre en BTS ou DUT par la suite, bien qu'il soit possible de trouver un poste en sortie d'études grâce à l'expérience acquise.

Le Bac technologique sciences et technologies de la gestion (STG)

Ce diplôme remplace l'ancien bac STT (sciences et technologies tertiaires).

Il propose quatre spécialités dont comptabilité et finance d'entreprise. Cette spécialité est à privilégier pour les étudiants souhaitant se diriger vers le métier de secrétaire comptable.

L'expérience acquise étant limitée, il est préférable de poursuivre en BTS ou DUT suite à l'obtention du diplôme plutôt que de chercher à s'insérer directement dans la vie active.

Consulter le référentiel de formation.

Le BTS comptabilité et gestion (CG)

Le BTS CG est parfaitement adapté pour devenir secrétaire facturier.

Il est possible de suivre cette formation en alternance et d'acquérir ainsi une première expérience de secrétaire comptable.

L'insertion professionnelle suite à l'obtention du diplôme est immédiate. Le diplômé pourra évoluer vers des fonctions à plus haute responsabilité suite à une première expérience de secrétaire comptable.

Consulter le référentiel de formation.

Le DUT gestion des entreprises et des administration (GEA)

Le DUT GEA, en particulier avec l'option gestion comptable et financière (GCF) prépare les étudiants à occuper un poste de gestionnaire. Les secrétaires comptables issus de cette formation pourront facilement évoluer vers des postes à plus hautes responsabilités.

Consulter le référentiel de formation.

Les formations professionnelles de secrétaire comptable

De nombreux instituts et centres proposent des formations de secrétaire comptable. Il peut s'agir de formations diplomantes, certifiantes ou non. Attention au statut de l'école et à la reconnaissance du titre obtenu avant de s'engager. Il ne faut pas hésiter à se renseigner en amont.