Fiche métier : secrétaire

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Secrétaire

Indispensable au sein de n’importe quelle structure, le secrétaire organise les activités de l’organisation pour laquelle il travaille. Attention, ce métier ne se résume pas qu’aux tâches administratives. Des missions variées animent le quotidien d’un secrétaire. Avec le développement du numérique, cette profession a d’ailleurs beaucoup évolué. Qu’est-ce qu’un secrétaire ? Quel est son rôle ? Quel diplôme avoir pour exercer ? On vous dit tout sur le secrétaire !

Secrétaire : définition générale

Les missions du secrétaire

Le secrétaire est un pilier du service au sein duquel il exerce. En effet, il organise les relations et la communication dans le service même, ainsi qu’entre le personnel et les clients. Son but est aussi d’assister son supérieur hiérarchique, du responsable de bureau au dirigeant d’entreprise. 

Le terme « secrétaire » fait référence au professionnel qui maîtrise les techniques informatiques nécessaires au travail de secrétariat. Selon vos centres d’intérêt, une spécialisation est donc possible dans divers domaines (médical, juridique, etc.).

En général, le secrétaire est chargé des tâches administratives. Cependant, ses activités et responsabilités professionnelles sont plus étendues. Au quotidien, le secrétaire occupe en réalité plusieurs postes à la fois. Si vous devenez secrétaire, vous êtes multitâches et capable d’agir sur différents fronts. 

À titre indicatif, voici les missions principales que vous exercez : 

  • L’accueil des personnes et des clients (accueil physique en bureau, permanence téléphonique, etc.)
  • La gestion des plannings du service et/ou du responsable hiérarchique (agenda, délais à respecter, veille des échéances, etc.) 
  • L’organisation de réunions, déplacements ou séminaires (dresser une liste de participants, envoyer des invitations, organiser la réception, etc.)
  • Le traitement et la mise en forme de documents, par exemple des dossiers clients ou des contrats de fournisseurs
  • La rédaction et transmission des documents, par courrier et/ou mail
  • La logistique du matériel et des stocks (approvisionnement, gestion et entreposage des réserves, etc.)
  • Le filtrage des appels téléphoniques et des mails
  • Le classement et l’archivage des documents
  • La prise de notes et la rédaction de compte-rendus, notamment à la suite de réunions (conseil d’administration, assemblées générales, etc.)
  • L’assistance aux ressources humaines (organisation des recrutements, des entretiens, suivi du personnel avec des formations internes)

Au fil des années et avec l’expérience, vous pouvez également accomplir des tâches plus importantes, comme coordonner une équipe ou un service administratif. 

Les conditions de travail du secrétaire

Presque tous les secteurs d’activité ont besoin de secrétaires. Ainsi, ce poste se retrouve dans diverses structures, du public au privé, notamment : 

  • Les grands groupes privés
  • Les Petites et Moyennes Entreprises (PME) et les start-ups
  • Les associations 
  • Les organisations publiques, par exemple les établissements scolaires

Attention, pour travailler dans le domaine public, vous devez impérativement réussir un concours de la fonction publique. Cet examen vous permet d’accéder au poste de secrétaire administratif (ou SAENES) et de devenir fonctionnaire d’État. 

Pour en savoir plus sur cette voie : Comment devenir secrétaire administratif ?

Être secrétaire vous octroie donc une assez grande liberté. Vous pouvez vous spécialiser, par exemple en devenant secrétaire médical ou secrétaire juridique. Il est également envisageable de travailler pour une personne en particulier, comme un homme politique ou une personnalité publique. Dans tous les cas, vous faites office d’interlocuteur majeur entre l’entreprise et le client/usager du service. 

Grâce au développement accéléré des technologies digitales, un autre versant de la profession est né. Le télésecrétariat vous donne la possibilité d’exercer en indépendant. En d’autres termes, vous êtes secrétaire à votre propre compte. Vous proposez vos prestations à plusieurs entreprises et professionnels. En indépendant, vos services peuvent être plus larges : aide aux déclarations fiscales et sociales, assistance juridique, commerciale ou comptable, gestion du site web ou des réseaux sociaux, etc. 

Alors qu’un secrétaire  salarié exerce majoritairement dans un bureau, au sein des locaux de son employeur, un secrétaire indépendant utilise principalement le télétravail. Dans l’une ou l’autre des situations, vous travaillez le plus souvent derrière un ordinateur. Il s’agit d’un métier peu physique, même si des déplacements professionnels ponctuels sont possibles (séminaires, visites, etc.).

Secrétaire : quel profil type ?

Les compétences du secrétaire 

Du point de vue technique, vous maîtrisez avant tout les logiciels bureautiques, de la suite Adobe ou Office (traitement de texte, powerpoint, tableur, etc.) aux CRM (gestion de la relation client). Autrement dit, les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ne doivent avoir aucun secret pour vous. 

Il faut également connaître les techniques d’accueil des personnes, de communication, voire de relations commerciales. Dans ce cadre, la maîtrise d’au moins une langue étrangère supplémentaire est presque indispensable (généralement l’anglais). Dans l’idéal, savoir parler trois langues favorise votre profil aux yeux des recruteurs. 

Un secrétaire doit aussi exceller dans la prise de notes. Cette exigence comprend notamment : 

  • Une orthographe, une grammaire et une syntaxe irréprochables
  • Une maîtrise des techniques de prise de notes (rapidité de saisie et de frappe, mise en page, rédaction, etc.)

En parallèle, un secrétaire doit désormais parfaitement utiliser les outils digitaux. Vous devez savoir gérer les réseaux sociaux, surtout LinkedIn et Facebook, principaux réseaux professionnels. L’utilisation d’outils collaboratifs, comme des logiciels de partage de données, est parfois demandée par les recruteurs. Au final, avec toutes ces aptitudes, vous avez plus de chances de correspondre à des offres d’emploi attractives.  

Les qualités du secrétaire

Le secrétaire occupe un poste polyvalent. Sur le plan humain, vous devez alors posséder diverses qualités, dont : 

  • La discrétion et la fiabilité, pour assurer la confidentialité de son entreprise ou respecter la vie privée des usagers
  • Le sens du relationnel et du contact, pour faciliter la communication interne et externe
  • L’autonomie, pour gérer et piloter les services internes et externes 
  • La réactivité et l’adaptabilité, pour réagir rapidement et efficacement en cas d’urgence 
  • La rigueur et l’organisation, indispensables pour planifier l’emploi du temps ou l’agenda du responsable hiérarchique
  • La résistance au stress, pour gérer les moments sous pression (respect de délais spécifiques par exemple)

Comment devenir secrétaire ?

En théorie, le métier de secrétaire est accessible sans aucun diplôme. Néanmoins, les entreprises et les recruteurs sont désormais exigeants. Le plus souvent, un diplôme au moins équivalent au bac est nécessaire pour décrocher un entretien et obtenir un poste avec un salaire correct. 

En revanche, sans exigence particulière de diplôme, cette profession est ouverte à tout type de profil : 

  • Les étudiants 
  • Les demandeurs d’emploi
  • Les personnes en reconversion ou réorientation professionnelle

En formation initiale

Pour les étudiants issus d’un cursus scolaire, principalement à la sortie du collège, plusieurs options existent pour préparer une carrière dans le secrétariat : 

  • Un bac général, avec une spécialité Langues, Littératures et Cultures Étrangères pour améliorer vos compétences grammaticales et orthographiques
  • Un bac professionnel - Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités
  • Un bac technologique - Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG)

Ces formations vous permettent d’acquérir des connaissances de base, notamment des techniques de rédaction, de marketing ou d’assistance de direction. Vous pouvez également choisir une option langue étrangère pour renforcer votre bagage. Néanmoins, ce cursus est parfois insuffisant. Il s’agit souvent d’un tremplin pour accéder aux études supérieures.  

En formation continue

Les études de l’enseignement supérieur (post-bac) sont accessibles aussi bien aux bacheliers qu’aux individus en reprise d’études. La plupart du temps, ces cursus sont déterminants et nécessaires pour accéder à des postes rémunérateurs. Il s’agit de formations allant du bac +2 au bac +3, plus rarement bac +5 (niveau master). 

Parmi les formations pour devenir secrétaire, vous pouvez vous tourner vers : 

  • Le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) - Communication (équivalent bac +2)
  • Le BTS - Assistant de gestion PME-PMI 
  • Le BTS - Support à l’action managériale
  • Le Diplôme d’Études Universitaires Scientifiques et Techniques (DEUST) - Bureautique et communication multimédia (équivalent bac +2)
  • Le Titre Professionnel (TP) de secrétaire assistant (équivalent bac +2)
  • Le Bachelor Universitaire Technologique (BUT) - Gestion administrative et commerciale des organisations (équivalent bac +3)
  • Le BUT - Gestion des entreprises et des administrations (GEA)
  • Une licence - Administration et gestion des entreprises (équivalent bac +3)
  • Le Diplôme Supérieur de Comptabilité et Gestion (DSCG - équivalent bac +5)

Un titre professionnel apparaît comme la solution idéale, surtout pour une personne en reprise d’études. En effet, cette formation est un bon compromis entre un cursus court et professionnalisant. Vous suivez des cours à votre rythme, de quelques mois pour les plus rapides à deux ans pour ceux à l’emploi du temps chargé. 

Le TP présente aussi l’avantage de pouvoir être fait en alternance ou en stage professionnel. Autrement dit, vous vous formez sur le terrain, en mettant en pratique vos connaissances théoriques. C’est un moyen efficace pour enrichir votre expérience professionnelle

Chez Hupso, nous vous formons de A à Z afin que vous obteniez le titre professionnel de secrétaire assistant. Avec notre accompagnement personnalisé, vous validez les deux blocs de compétences indispensables pour vous lancer : 

  • Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
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