Fiche métier : secrétaire de direction

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Le métier de secrétaire de direction

La secrétaire de direction, également appelée assistante de direction, est une professionnelle qualifiée. Au minimum titulaire d'un baccalauréat, c'est un profil polyvalent recherché par les entreprises. En effet, en plus de ses compétences générales en secrétariat, elle est capable d'assister le cadre supérieur dans la gestion de l'entreprise. 

A la fois secrétaire, assistante administrative et de gestion, elle occupe un poste clé.

 

Les missions de la secrétaire de direction

La secrétaire de direction assure les tâches qui incombent à tout secrétaire mais avec un niveau d'expertise et d'autonomie plus avancé. En effet, elle est la collaboratrice directe d'un cadre ou du chef d'entreprise.

Secrétariat et gestion administrative

La secrétaire de direction est chargé de l'accueil physique et téléphonique des visiteurs du cadre pour lequel elle travaille. Elle les renseigne, planifie les rendez-vous assure le suivi de leur dossier notamment. C'est elle qui gère l'emploi du temps du personnel de direction auquel elle est rattachée. 

Elle a également de nombreuses tâches de fond, parmi lesquelles le tri et le classement du courrier ou encore les photocopies. En fonction des entreprises et des services, l'assistante de direction peut être chargée de passer ou de réceptionner des commandes.

Elle compile des dossiers, rédige des courriers, recherche et synthétise des informations. En bref, elle prépare le travail du chef d'entreprise ou de service. 

Consulter notre fiche dédiée au métier de secrétaire.

Secrétariat comptable et gestion

Le secrétaire de direction assiste le cadre dirigeant dans la gestion de l'entreprise ou du service. Elle peut donc effectuer certaines tâches relatives à la comptabilité-gestion :

  • déclarations fiscales et sociales de l'entreprise
  • suivi des paiements
  • recouvrement des factures impayées
  • fiches de paie
  • etc

Fonction commerciale et marketing

La secrétaire de direction est de plus en plus chargée de la communication interne et externe de l'entreprise (pour les TPE/PME). Cette mission peut aller jusqu'à l'animation des réseaux sociaux de la société par exemple.

En parallèle, elle peut également faire fonction d'assistante commerciale dans la mesure où elle gère souvent le portefeuille client du cadre dirigeant qui l'emploie. Elle réalise donc régulièrement des devis, factures et autres appels d'offres. Elle est donc apte à effectuer des missions de prospection, de la négociation commerciale etc.

La secrétaire de direction occupe un poste essentiel au bon fonctionnement de l'entreprise. Elle maîtrise les fondamentaux du service dans lequel elle exerce. 

Pour s'épanouir dans ces missions, l'assistante de direction doit bien entendu être polyvalente et organisée. Elle est également autonome et capable d'anticiper les besoins de l'entreprise. Une certaine aisance avec les chiffres et la gestion est un plus. Et comme pour tous les métiers du secrétariat, il faut apprécier le contact avec le public et être bon communiquant.

 

Quelles études pour devenir secrétaire de direction ?

Pour devenir secrétaire de direction, il n'y a pas de voie unique. Il faut donc acquérir à la fois les compétences relatives au secrétariat et l'expérience nécessaire pour assister un cadre dirigeant. Pour cela, plusieurs diplômes sont appréciés par les entreprises (liste non exhaustive) :

Le bac professionnel Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA)

Le Bac pro AGOrA a remplacé l'ancien bac pro gestion administration, qui avait lui-même remplacé le bac pro comptabilité. Ce nouveau diplôme en trois ans entend préparer les futurs lauréats aux différentes fonctions administratives de l'entreprise :

  • relation client
  • suivi de production
  • administration du personnel

Consulter le référentiel de formation.

Il est possible de l'obtenir en alternance pour acquérir plus d'expérience. Dans tous les cas, les étudiants effectuent des stages en entreprise. Il n'est pas conseillé de s'arrêter au niveau BEP pour s'insérer sur le marché du travail. L'obtention du bac pro permet de poursuivre en BTS ou DUT par la suite, bien qu'il soit possible de trouver un poste en sortie d'études grâce à l'expérience acquise.

Le Bac technologique sciences et technologies de la gestion (STG)

Ce diplôme remplace l'ancien bac STT (sciences et technologies tertiaires).

Il propose quatre spécialités :

  • communication et gestion des ressources humaines
  • comptabilité et finance d'entreprise
  • marketing
  • gestion des systèmes d'information

L'expérience acquise étant limitée, il est préférable de poursuivre en BTS ou DUT suite à l'obtention du diplôme plutôt que de chercher à s'insérer directement dans la vie active.

Consulter le référentiel de formation.

Plusieurs diplôme de niveau Bac+2 sont également adaptés à la formation des futures assistantes de direction :

  • BTS comptabilité et gestion (CG). Il est possible de suivre cette formation en alternance et d'acquérir ainsi une première expérience de secrétaire, en particulier d'assistante de gestion. L'insertion professionnelle suite à l'obtention du diplôme est immédiate. Le diplômé pourra évoluer vers des fonctions à plus haute responsabilité suite à une première expérience en tant que secrétaire. Consulter le référentiel de formation.
  • BTS gestion de la PME. La formation dispensée est assez générale, mais parfaitement adaptée.
  • BTS support à l'action managériale. Ce diplôme prépare les étudia,ts à devenir assistant manager.
  • DUT gestion des entreprises et des administration (GEA). Le DUT GEA prépare les étudiants à occuper un poste de gestionnaire. Les secrétaires issus de cette formation pourront facilement évoluer vers des postes à plus hautes responsabilités. Consulter le référentiel de formation.
  • DUT gestion administrative et commerciale (GACO). 

Ces diplômes sont proposés en alternance. Ils permettent donc d'acquérir une expérience significative et de trouver un poste de secrétaire de direction dès la sortie d'études.

Les formations professionnelles de secrétaire de direction

De nombreux instituts et centres proposent des formations de secrétaire de direction. Il peut s'agir de formations diplomantes, certifiantes ou non. Attention au statut de l'école et à la reconnaissance du titre obtenu avant de s'engager. Il ne faut pas hésiter à se renseigner en amont.