Le concours de secrétaire administratif et SAENES

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Le secrétaire administratif tient une place centrale au sein des administrations du service public. Cependant, ce métier du secrétariat est uniquement accessible via un concours de recrutement. Cette sélection permet de retenir les candidats aptes à exercer les fonctions dévolues au secrétaire. Comment s’organise le concours de recrutement ? Existe-t-il plusieurs types de concours ? Quelles sont les compétences attendues ? Comment se préparer efficacement aux épreuves ? On vous dit tout sur le concours de secrétaire administratif et de SAENES !

Rappel : le métier de secrétaire administratif / SAENES

Définition générale

Les secrétaires administratifs et les Secrétaires Administratifs de l’Éducation nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES) sont des professionnels administratifs, au service de l’État. Il s’agit de fonctionnaires de catégorie B, c’est-à-dire des intermédiaires, à cheval entre les cadres de la fonction publique (catégorie A) et le personnel technique (catégorie C).

Concrètement, ces deux professions sont très similaires. Le secrétaire administratif et le SAENES remplissent le même rôle. La différence majeure se situe au niveau de leur cadre de travail. 

En effet, le SAENES est recruté exclusivement par le ministère de l’Éducation nationale ou celui de l’Enseignement supérieur. Il exerce donc ses fonctions de secrétaire au sein d’un établissement scolaire ou d’un organe de l’Éducation nationale (rectorats, inspection pédagogique, etc.). En bref, le SAENES est un secrétaire administratif spécialisé dans le système éducatif.

Au contraire, le secrétaire administratif peut accomplir ses missions pour n’importe quelle structure de l’État français. Par exemple, certains secrétaires administratifs travaillent pour le ministère de la Justice, d’autres pour les collectivités territoriales (mairies, conseils régionaux, etc.) ou encore pour des établissements publics culturels. 

Quel que soit l’environnement de travail, les métiers du secrétariat figurent parmi les plus dynamiques sur le marché. Chaque année, des centaines de postes sont ouverts lors des recrutements, puisque de nombreuses structures ont nécessairement besoin d’un service de secrétariat pour fonctionner efficacement.

Secrétaire administratif et SAENES : quelles missions ?

Comme nous le disions, le secrétaire administratif et le SAENES occupent des emplois presque identiques. Ils exercent donc des missions communes, propres à la filière administrative.
Les missions principales du secrétaire sont les suivantes :

  • La rédaction de documents administratifs (courriers, circulaires, etc.)
  • L’accueil du public, en physique ou à distance (appels téléphoniques, emails, etc.)
  • L’organisation et la gestion des activités du service (prise de rendez-vous, communication des informations, organisation d’évènements, etc.)
  • Le suivi des dossiers d’usagers 
  • Le classement et l’archivage des ressources documentaires 

Le secrétaire administratif/SAENES remplit donc des fonctions polyvalentes. Avec l’expérience acquise au cours de la carrière, certains professionnels encadrent parfois le personnel administratif d’exécution et de service.

 

Devenir secrétaire administratif/SAENES : les concours de recrutement

Pour devenir secrétaire administratif (ou SAENES), une seule voie d’accès est possible : passer (et réussir) un concours de la fonction publique. En d’autres termes, ces emplois sont réservés aux personnes ayant réussi des épreuves spécialement conçues pour sélectionner les candidats conformes aux attentes de la profession. 

D’ailleurs, pour s’inscrire au concours de recrutement, les candidats doivent respecter les conditions d’accès au service public, à savoir : 

  • Être de nationalité française ou ressortissant européen (Andorre, Suisse et Monaco compris)
  • Jouir de ses droits civiques, notamment le droit de vote
  • Ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation incompatible avec les fonctions de secrétaire administratif/SAENES
  • Participer à la Journée Défense et Citoyenneté (JDC)
  • Être physiquement apte à l’exercice des fonctions

Si l’accès à la profession est conditionné à la réussite au concours, il existe tout de même plusieurs types de concours pour entamer votre carrière. Chacun des concours s’adresse à un type d’individus, en fonction de leur situation. 

Trois concours permettent donc d’être recruté comme secrétaire administratif : 

  • Le concours externe, pour tout individu en possession du baccalauréat ou d’un diplôme de niveau équivalent
  • Le concours interne, pour les fonctionnaires, militaires et agents publics (titulaires ou contractuels)
  • Le troisième concours, pour les actifs justifiant d’une expérience professionnelle minimale

Plus précisément, le concours interne est réservé aux employés de la fonction publique d’État mais aussi de la fonction publique territoriale ou de la fonction publique hospitalière. Attention, vous devez être en position d’activité, de détachement ou de congé parental pour accéder à cette voie de recrutement. En plus de la situation, les candidats justifient aussi d’au moins quatre ans de services publics effectifs.

Le troisième concours, quant à lui, est accessible sous l’une des deux conditions suivantes :

  • Exercer une ou plusieurs activités professionnelles pendant huit ans minimum (en tant que salarié ou travailleur indépendant)

OU

  • Justifier d’une (ou plusieurs) expérience de responsable, y compris bénévole, d’une association

Notez que certains statuts particuliers des corps ou cadres d’emplois fixent la nature et la durée des activités requises. Par exemple, la durée des mandats d’élus est uniquement prise en compte si le candidat n’est pas fonctionnaire, magistrat, militaire ou contractuel.

Pour les SAENES, le ministère de l’Éducation nationale se charge directement de l’organisation des concours (nombre de places ouvertes, déroulement des épreuves,etc.).

Pour les secrétaires administratifs, les concours peuvent être « communs ou interministériels » s’ils sont organisés par plusieurs ministères conjointement. Il est aussi possible de se présenter à un concours « déconcentré », destiné à pourvoir des postes dans une circonscription géographique précise (région, département, académie, etc.). En cas de réussite, les candidats sont alors nommés dans cette circonscription.

Pour en savoir plus sur le recrutement : Comment devenir secrétaire administratif ?

Dans tous les cas, les concours de la fonction publique demandent une préparation rigoureuse. Pour être prêt le jour-J, n’hésitez pas à vous faire accompagner au long de vos révisions. Chez Hupso, nos professeurs sont à vos côtés pour vous donner les meilleurs conseils de préparation et vous aider à réussir vos épreuves : à vous de jouer !

 

Le concours externe : le plus accessible

Les conditions de chacun des trois concours sont explicitées dans l'arrêté du 25 juin 2009. Les modalités du concours, du programme de révision à la nature des épreuves, sont donc encadrées par la loi. L’objectif est d’adapter le plus possible le concours aux enjeux et aux évolutions du métier de secrétaire administratif/SAENES. 

Le concours externe est le plus accessible pour devenir secrétaire administratif. En effet, comme nous l’avons vu, il suffit de simplement posséder un bac (ou diplôme équivalent) pour s’inscrire au concours. 

Une fois l’inscription complétée, voici les épreuves auxquelles vous faites face : 

  • Un cas pratique, basé sur un dossier documentaire remis au candidat. À partir de graphiques et de données chiffrées, vous devez résoudre une problématique relative aux politiques publiques (trois heures, coefficient trois)
  • Une série de six à neuf questions à réponse courte,  sur une option choisie par la candidat (trois heures, coefficient deux): 
    • Gestion des ressources humaines dans les organisations
    • Comptabilité et finance
    • Problèmes économiques et sociaux 
    • Enjeux de la France contemporaine et l'Union européenne
  • L’entretien oral, avec le jury de sélection. Le candidat se base sur un texte relatif à un sujet de société (rôle des administrations ou politique publique) pour élaborer une ou deux questions auxquelles répondre (25 minutes, coefficient quatre)

Les deux tests écrits sont des épreuves d’admissibilité. Autrement dit, elles permettent d’effectuer une pré-sélection des meilleurs candidats.

Ceux qui réussissent passent ensuite l’entretien avec le jury. Il s’agit d’un oral d’admission. C’est donc à partir de cet oral que le jury recrute les futurs secrétaires administratifs/SAENES.

En vue de l’oral, le candidat admissible adresse une fiche individuelle de renseignement avant le début de l’épreuve d'admission. Le jury dispose de cette fiche de renseignement pour conduire l'entretien. 

Ces épreuves visent à apprécier les qualités personnelles du candidat mais aussi son potentiel et son comportement face à une situation professionnelle concrète.