Le Titre Professionnel (TP) de secrétaire assistant

Si la communication et l’organisation font partie de vos qualités, le secrétariat est sûrement une voie pour vous. Au quotidien, un secrétaire est indispensable pour assurer le bon fonctionnement au sein d’une entreprise. Ce métier reste d’ailleurs exigeant. Des compétences générales et spécifiques, dans divers domaines, sont indispensables pour vous lancer. Avec un diplôme en poche, vous vous assurez à la fois de posséder les connaissances nécessaires et de trouver un emploi rapidement. Conditions d’inscription, modalités d’examen, contenu de la formation… Découvrez le titre professionnel de secrétaire assistant !

Qu’est-ce que le titre professionnel de secrétaire assistant ?

Rappel : le métier de secrétaire assistant

Le secrétaire assistant (ou tout simplement secrétaire) est un professionnel polyvalent au sein d’une structure. Il joue un rôle dans les tâches administratives. Le secrétaire est chargé de fluidifier le fonctionnement, à la fois interne (entre les équipes et les services) et externe (avec les usagers et/ou clients). Le poste de secrétaire assistant se retrouve dans de nombreuses structures (grands groupes privés, start-ups, associations, etc.).

Selon votre employeur, ce métier offre parfois diverses spécialisations, par exemple : 

• Les ressources humaines
• La gestion financière
• Les relations commerciales

Ainsi, sous la direction d’un supérieur ou responsable hiérarchique, les missions du secrétaire sont généralement les suivantes : 

• Accueil des usagers/clients, en physique (guichet, bureau, etc.) ou par téléphone/mail
• Communication, à la fois interne et externe (transmettre des informations aux employés, répondre aux questions des usagers, faire un compte-rendu de réunion, etc.)
• Organisation de l’agenda, par exemple gérer les rendez-vous d’un supérieur hiérarchique
• Traitement des dossiers et documents (classement, archivage, suivi de dossier, etc.)
• Mise en place d’évènements professionnels (séminaires, déplacements, etc.)

Du point de vue des qualités humaines, il faut être autant rigoureux et organisé qu'autonome et flexible. Vous exercez souvent plusieurs missions en même temps, le sens des priorités est donc primordial. En prime, la communication est la clef de la réussite dans cette carrière. Le relationnel est au centre de la profession, que ce soit avec des collègues ou avec des interlocuteurs externes.

Les compétences validées par le TP

Le TP de secrétaire assistant, spécialité saisie, mise en forme et communication des données, équivaut au niveau du bac. L’objectif est de vous former à intégrer le milieu de l’assistance administrative. 

Les enseignements de formation sont orientés en particulier sur trois domaines : 

• Le secrétariat assistanat spécialisé
• La correspondance commerciale
• Le secrétariat assistanat gestion PME et PMI

Pour décrocher le titre, vous devez obligatoirement valider deux blocs de compétences. Aussi appelés Certificats de Compétences Professionnelles (CCP), ils regroupent les connaissances indispensables de la profession. Vous validez ces modules lors des différentes épreuves de l’examen final.

Pour le TP de secrétaire assistant, les modules sont les suivants : 

• Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
• Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

Pour avoir une idée plus précise, voici les attendus de chacun des blocs de compétences : 

Qu’est-ce qu’un titre professionnel ?

Définition générale

Un Titre Professionnel est une certification professionnelle. En d’autres termes, il s’agit d’un diplôme reconnu et desservi par l’État. En effet, les titres professionnels sont inscrits au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP), qui garantit leur valeur officielle. Ce diplôme a une vocation très professionnalisante.

Remis par le ministère du Travail, du Plein Emploi et de l’Insertion, ses objectifs principaux sont : 

• Délivrer des compétences professionnelles spécifiques à une profession
• Dynamiser l’accès à l’emploi 
• Favoriser l’insertion professionnelle, notamment des personnes en situation de chômage (ou avec un bas niveau d’études)

Dans la majorité des cas, la formation et les examens sont gérés par des centres de formation agréés. Bien souvent, ils font office de centre d’examen pour le jour-J. 

Puisque les titres professionnels ont pour vocation un retour à l’emploi des individus, il est possible de se former dans de nombreux domaines. Par exemple, il existe des TP dans le BTP et la construction, dans le secteur social, l’administration, la santé ou le commerce et la vente. 

En général, les TP vous permettent d’obtenir différents niveaux, notamment : 

• Certificat d’Aptitude Professionnelle (CAP)
• Bac 
• Bac +2, comme le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) ou le Bachelor Universitaire Technologique (BUT)
• Bac +3, comme une licence professionnelle ou universitaire
• Bac +4, comme un Master 1

Autre avantage du titre professionnel : la durée de formation. Pour obtenir ce diplôme, vous pouvez tout à fait travailler à plein temps, et passer votre examen au bout de quelques mois. Au contraire, en cas de contraintes personnelles (vie de famille, emploi du temps chargé, activité professionnelle, etc.), votre apprentissage peut s’étaler sur deux ans, à votre rythme. En fin de compte, le but reste d’apprendre les gestes professionnels d’un corps de métier. 

Le titre professionnel : pour qui ?

En théorie, aucune condition spécifique n’est à remplir pour obtenir un titre professionnel. Seuls les élèves et les étudiants en formation initiale ne peuvent pas s’inscrire pour obtenir ce type de diplôme. Pour rappel, une personne est en formation initiale si elle est encore dans un cursus scolaire classique (collégien, lycéen, étudiant post-bac, etc.). 

En revanche, puisque le TP a pour vocation d’encourager le retour à l’emploi et la formation professionnelle, il est principalement destiné aux personnes :  

• En reconversion professionnelle
• En formation continue, par exemple pour décrocher une qualification professionnelle
• En reprise d’études (demandeurs d’emploi, actifs non diplômés, etc.)
• En Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), pour une montée en compétence ou une évolution professionnelle
• Souhaitant suivre un cursus en alternance

Comment obtenir un titre professionnel ?

La première possibilité pour obtenir un titre professionnel est la formation professionnelle. C’est la voie classique, consistant à suivre des enseignements pour être formé au métier souhaité. À l’inverse d’études universitaires, le rythme d’apprentissage s’adapte totalement au candidat. 

Le parcours de formation peut donc être : 

• Continu, en validant les blocs de compétences d’une seule traite

OU

• Progressif, en capitalisant les blocs de compétences, jusqu’à tous les réunir 

Dans tous les cas, il faut réussir les épreuves dévolues au titre que vous visez. Il s’agit souvent de tests écrits et d’entretiens oraux. 

Si vous êtes déjà actif dans le domaine de votre TP, vous pouvez opter pour la VAE. Pour y être éligible, vous devez simplement justifier d’au moins une année d’expérience professionnelle en rapport avec le métier visé. 

Par exemple, Pascal a travaillé bénévolement pendant deux ans comme secrétaire au sein d’une association caritative. Il peut donc prétendre à une VAE pour décrocher le titre professionnel de secrétaire assistant.

Attention, la VAE ne vous exempte pas d’épreuves. Il faut constituer un dossier de candidature pour présenter votre profil. Ensuite, vous passez une partie des épreuves classiques du TP (notamment les entretiens oraux).

Pour en savoir plus : Validation des Acquis de l’Expérience : qu’est-ce que c’est ?

Le dernier cursus est réalisable lors de votre formation continue. Le système de l’alternance permet de se former en milieu professionnel, tout en continuant à suivre des cours théoriques sur le métier. 

Attention, l’accès à l’alternance se fait sous une de ces deux conditions : 

• Soit être titulaire du bac (au minimum)
• Soit avoir entre 16 et 25 ans et être éligible au droit au retour en formation

Pour en savoir plus : Comment trouver une alternance : notre guide pratique  

La formation de Hupso

Que contient ma formation de secrétaire assistant ?

Pour acquérir toutes les compétences du TP de secrétaire assistant, les équipes de Hupso ont mis au point un contenu riche pour vous. 

Voici plus précisément les thèmes abordés en formation : 

• Le rôle et les interactions professionnelles du secrétaire assistant en entreprise
• L’utilisation des outils bureautiques et des logiciels de secrétariat
• Les techniques de communication (interne et externe)
• La gestion des activités (planification, organisation, etc.)
• Les compétences commerciales (suivi client, gestion commerciale, etc.)
• Les bases en ressources humaines
• Les bases de comptabilité 
• Les bases de l’anglais (accueillir et interagir en anglais)

Comment Hupso accompagne ses apprenants ?

Vous l’aurez compris, la formation de secrétaire assistant est approfondie et demande de la rigueur. Avec Hupso, vous bénéficiez de nombreux outils pour apprendre efficacement et assimiler toutes les connaissances nécessaires. 

Pour cette formation, nos équipes pédagogiques mettent à votre disposition : 

• Des cours classiques, rédigés par des professeurs expérimentés
• Des coachings individuels, en visioconférence d’une heure, avec un tuteur 
• Des cours vidéo en replay sous la forme de tutoriels, accessibles 24h/24
• Des fiches de synthèse
• Des cartes mentales
• Des quizz, pour tester vos connaissances à tout moment
• Des exercices de mise en pratique, corrigés en vidéo
• Des examens et concours blancs, pour vous préparer au jour-J

Tous ces outils sont disponibles depuis votre plateforme d’apprentissage, à tout moment, durant l'entièreté de votre formation. Hupso pousse même l’expérience plus loin ! Notre approche personnalisée vous permet d’être en contact avec vos professeurs et notre équipe pédagogique en permanence, en prenant un rendez-vous dans votre calendrier individuel.

Le déroulement de l’examen final

Pour valider votre titre professionnel, vous devez réussir quatre épreuves distinctes : 

• Une mise en situation écrite, de quatre heures
• Une mise en situation orale, de 20 minutes (dont 10 de préparation)
• Un entretien technique, de 25 minutes
• Un entretien final, de 15 minutes

L’épreuve écrite de mise en situation consiste à traiter trois dossiers différents. Attention, il faut veiller à respecter les délais, les procédures mais également prouver que vous savez constituer des documents ou encore sélectionner les logiciels bureautiques adaptés.

Pour la mise en situation pratique, vous traitez un appel téléphonique de 10 minutes face au jury de sélection. L’objectif est de montrer vos capacités organisationnelles, notamment en rédigeant un rapport à partir d’une prise de notes. 

L’entretien technique de 25 minutes est mis en place pour contrôler vos connaissances sur la profession.

Le jury dispose d’un guide de questionnement, à partir duquel il vous interroge sur : 

• Le classement, l'archivage et la traçabilité des informations
• La planification et l'organisation des activités d'une équipe
• Le suivi administratif courant du personnel

L’entretien final est la dernière étape. Il permet au jury d’évaluer votre dossier professionnel, notamment votre projet, vos motivations, voire votre expérience, le cas échéant.

Hupso gère entièrement l’organisation de votre examen. Les épreuves se déroulent à Lyon, au H7 (70 quai Perrache, 69002). Dès que vous vous sentez prêt, inscrivez-vous à une session et découvrez vos dates d’examen. 

 

Les modalités du titre professionnel de secrétaire assistant sont désormais claires pour vous. Si votre projet professionnel consiste à vous lancer dans le secrétariat, ce parcours est fait pour vous. À la clef : un diplôme de niveau bac, reconnu par l’État. En revanche, cette formation demande sérieux et rigueur. Pas de panique, avec Hupso, nos professeurs et nos équipes pédagogiques mettent en place tous les outils nécessaires à votre réussite !