Tout savoir sur l'école de secrétaire administratif

Pour devenir secrétaire administratif, il faut obligatoirement passer (et réussir) un concours de la fonction publique. Néanmoins, les épreuves de sélection demandent des connaissances spécifiques dans le fonctionnement des institutions et les politiques publiques. Une préparation rigoureuse est presque indispensable pour mettre toutes les chances de son côté. Existe-t-il des écoles pour préparer le concours ? Comment fonctionnent-elles ? Quel apprentissage est proposé ? Combien coûte l’entrée en formation ? On vous dit tout sur l’école de secrétaire administratif !

Rappel : le métier de secrétaire administratif

Définition générale

Le secrétaire administratif est un fonctionnaire de catégorie B. En d’autres termes, il est employé dans la fonction publique d’État, territoriale ou hospitalière. Contrairement à un secrétaire du secteur privé, il n’est donc pas salarié.

En revanche, les fonctions du secrétaire administratif regroupent à la fois des missions de secrétariat et un travail administratif. Son travail est donc parfois semblable à celui du secrétaire salarié. 

Pour avoir une idée plus précise du quotidien d’un secrétaire administratif, voici ses missions principales : 

• La gestion et la logistique du service, notamment la communication d’informations en interne ou l’organisation de réunions et rendez-vous professionnels
• La rédaction de documents administratifs, comme des courriers, des circulaires ou encore des dossiers d’usagers
• L’accueil du public, en physique ou à distance (appels téléphoniques, etc.)

En plus de ces rôles principaux, le secrétaire administratif peut exercer des fonctions d’assistant de direction, voire d’animation d’équipe, en fonction de son ancienneté et des ses compétences. 

Si vous souhaitez devenir secrétaire administratif, de multiples domaines sont accessibles. En effet, chaque année, les différents ministères ouvrent des postes au sein de leurs organisations. Par exemple, vous pouvez travailler pour le ministère de la Justice ou celui de l’Agriculture. 

Le métier de Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES) est spécialisé dans le système éducatif. Le recrutement est uniquement réalisé par le ministère de l’Éducation nationale et le candidat admis est affecté dans un établissement scolaire. 

Devenir secrétaire administratif : comment faire ?

Un concours de recrutement de la fonction publique permet d’occuper le poste de secrétaire administratif. Si cette voie est la seule donnant accès au métier, trois types de concours sont mis en place, selon le statut du candidat : 

• Un concours externe, pour les personnes en dehors de la fonction publique
• Un concours interne, pour les fonctionnaires, militaires et agents publics (titulaires et contractuels)
• Un troisième concours, réservé aux actifs du privé justifiant d’une expérience professionnelle minimale

Pour en savoir plus sur les modalités : Le concours de secrétaire administratif et SAENES

Les épreuves comportent des écrits (admissibilité) et des oraux (admission), face à un jury composé de professionnels du secteur. Les attentes envers les candidats sont donc élevées chaque année. 

Pourquoi entrer en école de secrétaire administratif ?

Le concours de secrétaire administratif est un concours de recrutement. Autrement dit, il ne s’agit pas d’un concours d’entrée en formation, comme celui d’infirmier par exemple. Théoriquement, aucune école de formation ne forme directement au métier. 

Néanmoins, une école de secrétaire administratif aide à préparer les épreuves du concours. Elle intervient donc en amont du concours, pour que le candidat acquiert les aptitudes et compétences attendues lors de l’examen.

De plus, un cursus préparatoire dans un organisme de formation présente aussi l’avantage de vous former au secrétariat de manière générale. Si la filière publique vous attire moins et que vous désirez exercer dans le privé, entrer en école vous ouvre de nombreuses portes. Les enseignements généraux permettent d’apprendre les bases en administration, afin de se spécialiser. 

Attention, selon votre objectif, vous devez bien choisir votre école. Si vous visez un poste dans la fonction publique, votre suivi doit se focaliser sur les attendus et le programme des épreuves. Si vous hésitez encore, prévoyez de suivre une formation diplômante, afin de vous laisser le choix : tenter le concours ou entrer sur le marché.

Quelle école choisir pour préparer le concours de secrétaire administratif ? 

Si vous vous dirigez vers la voie privée, plusieurs cursus proposent une formation complète dans l’administration et le secrétariat, par exemple : 

• Le bac professionnel - Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA)
• Le bac technologique - Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG)
• Le Titre Professionnel (TP) de Secrétaire assistant
• Le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) - Gestion de la PME
• Le BTS - Support à l'action managériale
• Le Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) - Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)
• Le BUT - Gestion Administrative et Commerciale (GACO)

L'école qui prépare au diplôme est souvent un centre de formation professionnelle, voire un CFA, un lycée professionnel ou un IUT.

Concernant la préparation au concours, seul le programme des épreuves est défini. Autrement dit, les candidats choisissent librement l'école qui les accompagne. Cependant, pour choisir un accompagnement idéal et complet, basez-vous sur les critères suivants :

• L’organisme est reconnu par l’État (Qualiopi, Data Dock)
• Le contenu correspond au programme du concours
• Le contenu est conçu par des professionnels et/ou des experts
• Les ressources pédagogiques sont variées et qualitatives (QCM, exercices corrigés, cartes mentales, etc.)
• Un accompagnement personnalisé est garanti (tutorat, coaching, etc.)

Chez Hupso, notre préparation au concours se base sur un accompagnement humain, avec un suivi personnalisé et adapté à chacun de nos apprenants. Envie de réussir votre concours ? Découvrez notre méthode !