Comment devenir secrétaire administratif ? Les 5 étapes clefs

Chaque année, l’État français recrute des centaines de secrétaires administratifs au sein des organes de nombreux ministères. Il s’agit d’une profession en plein dynamique, avec de fortes opportunités d’emploi. Cependant, l’accès au métier de secrétaire administratif repose sur plusieurs critères variés. Concours de recrutement, conditions d’accès au service public, compétences et connaissances à acquérir… Découvrez comment devenir secrétaire administratif en 5 étapes !

Rappel : qu’est-ce qu’un secrétaire administratif ?

Le secrétaire administratif est un fonctionnaire de catégorie B. Autrement dit, c’est un employé de la fonction publique d’État, territoriale ou hospitalière. Il est à cheval entre le cadre (catégorie A) et le personnel technique (catégorie C). 

Son statut se distingue donc de celui du secrétaire exerçant dans le secteur privé, par exemple pour une start-up ou un grand groupe. En tant que fonctionnaire, le secrétaire administratif bénéficie notamment d’une garantie d’emploi et d’une rémunération basée sur une grille indiciaire.

Le Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES) est un secrétaire administratif spécialisé dans le système éducatif. Concrètement, il travaille pour un établissement scolaire (collèges, lycées, universités, etc.), voire pour une structure rattachée au ministère, comme les rectorats.

Qu’il s’agisse d’un SAENES ou d’un secrétaire administratif, les missions sont assez similaires, principalement :

• La gestion des relations internes (communication d’informations entre collaborateurs, organisation de réunions, etc.)
• Le contact avec le public (prise de rendez-vous, accueil physique, appels téléphoniques, contact par email, etc.)
• La rédaction de documents techniques (circulaires, courriers, comptes rendus, etc.)

Avec l’expérience, un secrétaire administratif peut même se voir confier des responsabilités, en étant assistant de direction ou spécialisé dans l’animation d’équipe. 

Étape 1 : respecter les conditions d’accès à la fonction publique

Avant de vous lancer corps et âme dans votre future carrière, assurez-vous que votre profil corresponde aux critères requis pour exercer dans la fonction publique. En effet, des prérequis stricts sont mis en place pour garantir que le personnel soit conforme aux missions de l’État. 

Pour accéder à la fonction publique, vous devez donc remplir les conditions suivantes : 

• Être de nationalité française ou ressortissant européen (Andorre, Suisse et Monaco compris)
• Jouir de vos droits civiques, notamment le droit de vote
• Ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation incompatible avec le poste visé
• Participer à la Journée Défense et Citoyenneté (JDC)
• Être physiquement apte aux fonctions exercées

Étape 2 : être éligible à un des concours de secrétaire administratif

Pour devenir secrétaire administratif, vous devez passer (et réussir) un concours de recrutement. Cette étape est obligatoire, quelle que soit votre situation personnelle.

En revanche, trois types de concours existent : 

• Le concours externe
• Le concours interne 
• Le troisième concours

Chacun d’entre eux est réservé à une catégorie spécifique d’individus. Cela permet d’adapter les épreuves du concours, en tenant compte de l’expérience professionnelle et des acquis.

La condition d’accès au concours externe est assez simple. Il suffit simplement de posséder un baccalauréat ou tout autre diplôme de niveau équivalent, à condition qu’il soit reconnu par l’État. Par exemple, une capacité en droit permet aussi de s’inscrire au concours externe.

Le concours interne est réservé aux fonctionnaires, militaires et agents publics (titulaires ou contractuels) justifiant d’au moins quatre ans de services publics effectifs. Attention, vous devez être en activité, en congé parental ou en détachement pour prouver votre statut. 

Enfin, le troisième concours s’adresse aux actifs du secteur privé. Pour y accéder, vous devez soit disposer d’une expérience minimale de huit ans, en tant que salarié ou indépendant, soit occuper un poste de responsable dans une association (y compris en tant que bénévole).